No âmbito do programa Formação-Ação (temática Organização e Gestão), João Palha foi consultor do projeto Gpellets.
Felizmente nesta fase que atravessamos nem tudo parou, nem tudo ficou suspenso. Sectores como a Logística, mantiveram a sua atividade e viram as suas operações serem colocadas á prova, estando perante desafios que até então não eram previsíveis.
Este sector, na minha opinião com uma grande capacidade de adaptação ás diversas realidades, habituado a preparar e a reagir a sazonalidades previstas ou imprevistas, conseguiu adaptar-se e dar a resposta á altura das exigências. Aproveitou o momento para identificar pontos de melhoria, pontos de adaptação a novas necessidades, desenvolver áreas e capacidades e tudo isto, numa lógica “On Job”, fazendo e fazendo acontecer, planeando, implementando, executando, medindo e seguindo os objetivos a que se proponham e que o mercado exigia.
O que motivou este processo, não foi a pandemia, mas a Visão da empresa de que era possível fazer diferente e melhor, que existia a possibilidade de se preparem para outras “aventuras” e assim acompanharem as exigências do mercado, reforçarem a sua capacidade de resposta aos seus clientes e dotarem os seus processos de uma maior fiabilidade e robustez, dotando a sua equipa de ferramentas que lhes permitam um maior e melhor nível de resposta.
O diagnóstico
No processo de diagnóstico, o levantamento (em sala e no terreno) realizado, permitiu identificar a importância da intervenção por um lado ao nível de infraestruturas e por outro ao nível de processos e procedimentos, formação nos mesmos, complementando com formação de caracter obrigatório.
Ao nível de instalações, identificou-se a necessidade de desenvolver um trabalho que visava, por um lado criar circuitos que não permitissem de forma alguma o cruzamento de matéria prima com matéria acabada, definir espaços e zonas especificas de matérias primas para cada uma das linhas de produção e por outro melhorar / criar zonas de circulação e armazenagem que permitissem um aumento da produtividade e eficiência dos processos e em simultâneo garantissem a segurança de quem ali trabalhava.
Ao nível da formação, entendeu-se que na fase de implementação de um procedimento novo ou adaptado, seria importante dar suporte formativo em duas vertentes:
– em sala, onde abordaríamos o processo e os vários procedimentos inerentes, o que mudaria, porquê e qual o objetivo. Nesse momento também deveríamos aproveitar para “escutar” a operação, as suas dúvidas, ultrapassar o “porquê mudar, se sempre se fez assim” e criar desta forma as bases para a implementação de novas práticas no terreno.
– “On job”, onde após a formação em sala, iriamos dar suporte à implementação do procedimento juntamente com o colaborador. Seria uma fase importante do processo, já que seria passar da teoria à prática, momento onde é preciso lidar com as variáveis e imprevistos de cada momento.
Passado o diagnóstico e definido com o cliente o cronograma de atividades, passamos à fase de implementação e execução.
Cada armazém “ganhou” a sua identificação, cada linha de produção o seu número e cada localização / espaço passou a ter uma identificação, ainda que nesta fase provisória dadas as alterações que iriamos implementar, mas fazendo parte de um processo formativo, em que os colaboradores deviam de adquirir práticas e procedimentos.
Assim, lançamos 2 frentes de trabalho:
Em sala:
– Formação (módulos previamente preparados) – que preparava a equipa para o que seria o tema a abordar nos dias
seguintes e depois numa lógica de afinação dos temas abordados com algumas adaptações
– Desenhos de layouts dos 3 armazéns
– Produção de informação e comunicação
– Adaptação de documentos, respondendo aos novos procedimentos, a uma adaptação de comunicação
– produção de suporte para criação de seguimentos operacionais.
No terreno:
com tarefas muitos precisas em paralelo com a atividade normal do cliente;
Aqui era reforçado junto dos elementos envolvidos nas tarefas daquele momento / dia, qual seria a intervenção, como e de que forma iriamos fazer deixando sempre claro qual o objetivo a que nos propúnhamos
– Participação do consultor nas tarefas e execução de funções a titulo demonstrativo e explicativo
– Levantamento no terreno de necessidades e possibilidades para passar à fase seguinte
– Facilitando a comunicação entre área administrativa, operacional e de gestão,
– Fazendo a ligação entre as várias fases
– Mantendo uma atitude de criação de novas rotinas
– Identificando oportunidades
O que existia antes: Zonas de linha de produção ocupadas, material dificultando acessos, zonas de circulação ocupadas com produto e equipamento.
A transferência de stocks permitiu criar no local as condições necessárias para que a operação fosse mais produtiva, minimizasse a possibilidade de erros e aumentasse a segurança do espaço
- Aumento da eficácia dos processos
- Aumento da segurança de pessoas e instalações
- Aumento qualitativo da operação, limpeza, manutenção, circulação e inventários
Alterações:
Em qualquer um dos ARMAZÉNS, as alterações aos layouts, tiveram em conta a criação de circuitos estipulando:
– Zonas de stocks específicos,
– Análises ABC
– Zonas de receção
– Zonas de expedição
– Zona para carregamento de baterias / parqueamento de máquinas
– Zona de paletes vazias
– Zona de resíduos
– Plano de limpezas
Formação
Neste campo a intervenção, passou por várias fases e sempre em paralelo e consonância com os processos levados a cabo no terreno e a cada momento.
Receção de materiais
Sistemas de Informação, WMS, TMS
Reaprovisionamento de stocks entre armazéns
Preparação de encomendas
Inventário e Rastreabilidade
Expedição e distribuição
Movimentação de cargas em segurança
HACCP e SST
Tendo o processo de Receção de Materiais como exemplo, para além de uma abordagem e formação em Boas práticas, normas e conceitos, existiu a preocupação de criar mecanismos que permitissem uma mudança de comportamentos, nomeadamente:
– Constituição do elemento responsável pela conferencia física do material – Especialização
– Introdução de modelo de informação que permitiu a comunicação atempada das quantidades a receber
e quando, evitando assim a surpresa da chegada de um camião, fazendo com que houvesse uma ação reativa – Planeamento
– Introdução de etiqueta identificadora de palete – onde constam todos os dados possíveis para rastrear a mesma – Rastreabilidade
– A importância de uma receção executada de A a Z, ou seja, desde a chegada da viatura, tratamento de informação, descarga e conferencia no acto, entrega e assinatura de documentação.
– A importância de garantir que uma receção física corresponde sempre a uma receção administrativa e que mesma deve ser feito no menor espaço de tempo, ou seja, as 2 realidades devem de estar sempre interligadas e atualizadas – Inventário
-Definição de regras a trabalhar junto dos fornecedores e de regras de encomendas – como e quando fazer
Conclusão:
Para cada processo, foram abordadas em sala, normas, boas práticas, introdução de novos comportamentos e rotinas, com recurso a exemplos da empresa, ao que estava a ser feito ou que seria o objetivo no futuro, existindo desta forma um alinhar entre a consultoria e a formação.
Todo este processo, teve por principio uma lógica de melhoria operacional, através da identificação de pontos de intervenção e de possível melhoria, introdução de mecanismos e alterações no terreno que permitiram dotar os processos de robustez e maior fiabilidade.
Excelente trabalho, com resultados a curto e longo prazo!